Apartman Yöneticisinin Cep Rehberi | Her An Lazım Olacak Bilgiler

Yönetici oldunuz, elinizin altında bir kılavuz olsun istiyorsunuz. Her şeyi aklınızda tutamazsınız. İşte size lazım olacak tüm pratik bilgiler, tek sayfada.

Toplantı Çağrısı

En az 10 gün önceden, taahhütlü mektup veya imza karşılığı. Gündemi net yazın. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantıyı da aynı çağrıda belirtin.

Aidat

Apartman banka hesabında toplayın. Elden para almayın. Gecikme faizi: aylık %5. Daire başı aidatı genel kurul belirler, siz tek başınıza zam yapamazsınız.

Karar Defteri

Noter onaylı olacak, mavi tükenmez kalemle yazılacak. Silgi, daksil yasak. Her toplantıda alınan kararları yazın, katılanlara imzalatın.

SGK ve Personel

Kapıcı, güvenlik personeli için SGK primi ayın son gününe kadar yatırılmalı. Gecikme faizi ağır. Personel maaşını bankadan yatırın, elden vermeyin.

Acil Durum Numaraları

Zabıta: 153 | Polis: 155 | Su Arıza: 185 | Elektrik Arıza: 186 | Doğalgaz Acil: 187 | CİMER: cimer.gov.tr

Yöneticinin Günlük İşleri

Yöneticilik büyük işlerden çok, her gün tekrar eden küçük işlerin toplamıdır. Günü bir kontrol listesiyle geçirirseniz hiçbir şey aksamaz. Sabah ilk iş apartman girişini ve ortak alanları gezmek: merdiven lambası yanıyor mu, kapı kilidi sağlam mı, asansör çalışıyor mu? Ardından gördüklerinizi deftere not düşmek. Akşam aynı turu tekrar etmek 10 dakikanızı alır ama arızalara erken müdahale ettirir.

Günlük rutine giren işler şöyle sıralanır:

• Aidat ödemelerini kontrol etmek, ödemeyenlere hatırlatma yapmak
• Posta ve tebligat kutusunu boşaltmak, mahkemelerden gelen evrakları not etmek
• Ortak alan temizliğini gözden geçirmek, temizlik personelinin çalışmasını takip etmek
• Asansör ve kapı arızalarını bakım firmasına bildirmek
• Kat maliklerinden gelen telefon ve mesajlara aynı gün dönmek

Mersin'de yaz aylarında sulama ve havuz bakımı, kış aylarında kalorifer ve çatı kontrolü günlük listenin değişmez başlığıdır. Mezitli ve Yenişehir'deki sitelerde peyzaj sulama zamanlayıcısını haftada bir kontrol etmek yeterlidir; Toroslar'ın yüksek kesimlerinde kışın boru donmasına karşı ekstra tur gerekir.

Aylık Görev Takvimi

Her ayın başında yapılacaklar bellidir. Aşağıdaki takvimi defterinizin ilk sayfasına yapıştırın:

SGK primi ayın son gününe kadar yatırılmazsa günlük gecikme cezası işler. Elektrik ve su faturasını son güne bırakmayın; Mersin'de bayram ve hafta sonu kesintileri ödeme gününü kaydırır. Asansör bakım sözleşmesindeki aylık bakım gününü takvime sabitleyin, bakım gelmeden ay geçmesin.

Defter ve Belge Düzeni

Yöneticinin en çok zorlandığı konu evrak düzenidir. KMK md. 32 uyarınca kurul kararları noter onaylı karar defterine yazılır ve toplantıya katılanlarca imzalanır. Bunun yanında işletme defteri (gelir-gider), aidat takip listesi ve evrak dosyası ayrı tutulur.

Pratik düzen şu şekilde kurulur:

• Karar defteri: her genel kuruldan sonra aynı gün yazın, imzaları toplantı bitmeden toplayın
• İşletme defteri: her ödeme ve tahsilatı fişiyle birlikte aynı gün işleyin, ay sonunda toplu yazmayın
• Aidat listesi: daire numarasına göre, kimin ne ödediği ve borcu tek bakışta görünsün
• Evrak dosyası: sözleşmeler, poliçeler, bakım raporları, mahkeme tebligatları yıllara göre ayrılsın

Dekontları zımbalayıp atmak yerine aylık klasörlere koyun. Bir denetim veya ibra toplantısında "şu ödemenin belgesi nerede" sorusu sorulduğunda iki dakikada bulabilmek sizi kurtarır. Belge yoksa ödeme yapılmamış sayılır; banka dekontu olmayan elden tahsilat ileride büyük tartışma çıkarır.

Defter düzeninin sağlam olması ibra toplantısını da kolaylaştırır. KMK md. 41 uyarınca yönetim planında süre yoksa hesap denetimi her üç ayda bir yapılır; denetçi defterleri ve dekontları bu denetimde tek tek karşılaştırır. Kayıtlarınız güncel ve eksiksizse ibra edilmeniz hızlı olur, kat malikleriyle tartışma çıkmaz.

Acil Durumlar

Acil durum numaralarını yukarıda verdik. Şimdi bu numaralar arandığında ne yapılacağını bilin:

• Su baskını: ana vanayı kapatın, 185'i arayın, hasarın fotoğrafını çekin, sigortaya aynı gün bildirin
• Yangın: gaz vanasını ve elektrik şalterini kapatın, 112'yi arayın, binayı boşaltın
• Asansörde mahsur kalma: 110'u arayın, kapıyı zorlamayın, bakım firmasının acil hattını arayın
• Elektrik arızası: ana şalteri kontrol edin, 186'yı arayın, jeneratörü olan sitelerde devreye girdiğini doğrulayın

Her acil durumdan sonra olayı karar defterine veya ayrı bir arıza defterine yazın. Sigorta hasar dosyası için fotoğraf ve tutanak şart. Mersin'de kış fırtınalarında çatı uçması, yazın aşırı sıcakta su deposu arızası en sık görülen acil durumlardır.

Sık Sorulan Sorular

Yönetici tek başına aidat zammı yapabilir mi?

Hayır. Aidat tutarını genel kurul belirler. Yönetici ancak genel kurulun onayladığı işletme projesi içinde kalır; bu tutarı tek başına artıramaz. Artış için genel kurul toplantısı gerekir (KMK md. 20, md. 29).

Karar defteri kaybolursa ne olur?

Noterden yeni bir karar defteri açtırın ve durumu tutanakla kayda geçirin. Eski defterdeki kararların yeniden alınması gerekebilir. Defteri apartmanda kilitli bir dolapta, mümkünse yangına dayanıklı bir yerde saklayın.

Aidatını ödemeyen kat malikine ne yapılır?

Önce yazılı ihtar, sonra icra takibi. KMK md. 20 uyarınca gecikilen günler için aylık %5 gecikme tazminatı işler. Düzenli ödemeyen kat maliki için md. 25 uyarınca mülkiyetin devri dahi istenebilir.

Yönetici ücret alabilir mi?

Evet. KMK md. 40 uyarınca yönetim planında ücret belirlenmemiş olsa bile yönetici uygun bir ücret isteyebilir. Kat malikleri arasından seçilen yönetici, aksine karar alınmamışsa normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz.