Apartman Yöneticisinin Yetkileri: Hangi Konularda Tek Başına, Hangi Konularda Genel Kurulla Karar Alır?

Apartman yöneticisi, binanın günlük işleyişinden sorumlu operasyonel liderdir. Ancak bu liderlik, sınırsız bir yetki değil, Kat Mülkiyeti Kanunu ve genel kurul kararlarıyla çizilen net sınırlar içinde hareket etmeyi gerektirir. En kritik soru şudur: Yönetici, hangi konularda tek başına hareket edebilir, hangi konularda genel kurul onayı şarttır? Bu makalede, apartman yöneticisinin yetki haritasını, sık yapılan hataları ve yasal çerçeveyi detaylarıyla inceleyeceğiz.

 Yöneticinin Yetkilerinin Yasal Dayanağı: 634 Sayılı Kanun

Yöneticinin tüm yetkileri, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. Maddesi ile tanımlanır. Madde, yöneticiyi binanın "temsil ve yönetim organı" olarak belirler. Ancak bu yetki, "genel kurul tarafından verilen yetkilerle sınırlıdır" şeklinde önemli bir kayıtla verilmiştir. Pratikte bu, yöneticinin rutin işlerde bağımsız, önemli konularda ise tamamen genel kurula bağlı olduğu anlamına gelir.

 Yetki Alanları: Tek Başına Karar vs. Genel Kurul Onayı

Aşağıdaki tablo, yöneticinin hangi konularda tek başına karar alabileceğini, hangilerinde ise genel kurul onayına ihtiyaç duyduğunu net bir şekilde gösterir:

 Yöneticinin Yapamayacağı 5 Kritik İş (Yetki Aşımı)

1. Bina Parasını Kişisel İşlerde Kullanamaz: Apartman banka hesabındaki para, kesinlikle yöneticinin kişisel ihtiyaçları, borçları veya yatırımları için kullanılamaz. Bu, zimmet suçu kapsamına girer.

2. Genel Kurul Kararı Olmadan Büyük İhale Açamaz: Örneğin, asansör firmasını değiştirmek veya cephe boyası için 3 teklif toplamak istiyorsa, bu karar ve yetki önce genel kuruldan alınmalıdır. Yönetici sadece prosedürü yürütür.

3. Kat Maliklerine Ceza Kesemez: Gürültü yapmak, kurallara uymamak gibi durumlarda yöneticinin yetkisi yazılı uyarmak, genel kurula bildirmek veya hukuki yollara başvurmak ile sınırlıdır. Para cezası kesme yetkisi yoktur.

4. Kendi Yakınını İşe Alamaz veya İş Veremez: Yönetici, eşini, akrabasını veya yakın arkadaşını, genel kuruldan açık onay almadan temizlikçi, bahçıvan veya tamirci olarak işe alamaz. Bu, menfaat çatışması doğurur ve güveni zedeler.

5. Karar Defterini ve Evrakları Gizleyemez: Tüm karar defterleri, fatura suretleri, sözleşmeler ve banka ekstreleri, her daim denetlenmek üzere hazır olmalıdır. Bir kat maliki evrak incelemek istediğinde, yönetici bunu engelleyemez.

 Genel Kurul Kararı Nasıl Alınır ve Yöneticiye Yetki Nasıl Verilir?

1. Net Gündem Maddesi: Toplantı gündeminde, yetki verilecek konu açıkça yazılmalıdır. Örn: "X asansör firması ile 3 yıllık bakım sözleşmesi imzalanması için yönetime yetki verilmesi."

2. Karar Alınması: Madde, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile kabul edilmelidir.

3. Karar Defterine İşlenmesi: Alınan karar, tarih, oy dağılımı ve içeriği net şekilde karar defterine yazılır.

4. Yetki Sınırlarının Belirlenmesi: Kararda, yöneticiye verilen yetkinin sınırları belirtilmelidir. Örn: "Sözleşme bedeli 50.000 TL'yi geçemez."

5. Süre Belirlenmesi: Yetkinin geçerlilik süresi (örn: "6 ay için") mutlaka kayıt altına alınır.

 Sağlıklı Yetki Kullanımı İçin 5 Altın Kural

1. Yazılı İletişim Her Zaman Önceliklidir: Alınan her karar, yapılan her uyarı, harcanan her kuruş mutlaka yazılı olarak kayıt altına alınmalı ve isteyen kat maliki ile paylaşılabilmelidir.

2. "Şüphe Duyduğunuzda, Genel Kurula Sorun": Bir konunun yetkiniz dahilinde olup olmadığından emin değilseniz, risk almayın. Konuyu bir sonraki toplantıya taşıyın veya olağanüstü kurul çağrısı yapın.

3. Şeffaflık En İyi Güvencedir: Aylık gelir-gider raporlarını düzenli paylaşın. Ne kadar şeffaf olursanız, o kadar çok güven ve yetki alırsınız.

4. Profesyonel Destek Almaktan Çekinmeyin: Büyük bir onarım veya hukuki bir süreç söz konusu olduğunda, mühendis, avukat gibi profesyonellerden rapor veya görüş alın. Bu, hem kararınızı güçlendirir hem de sorumluluğunuzu hafifletir.

5. Dijital Araçları Kullanın: Apartman yönetim uygulamaları (Apsiyon, Apartmanim gibi), tüm süreçleri kayıt altına almanızı, aidat takibi yapmanızı ve duyuruları hızlıca iletmenizi sağlayarak hem yetkinizi etkin kullanmanızı hem de denetlenebilir olmanızı sağlar.

 Yetki Aşımının Hukuki Sonuçları Nelerdir?

Genel kurul onayı olmadan yetki aşan bir işlem yapan yönetici, aşağıdaki risklerle karşı karşıyadır:

• Mali Sorumluluk: Yapılan harcama, genel kurulca onaylanmazsa, yönetici bu tutarı kendi cebinden ödemek zorunda kalabilir.

• Görevden Alınma: Yetki aşımı, yöneticiyi görevden almak için haklı bir sebep oluşturur.

• Hukuki ve Cezai Soruşturma: Özellikle mali konularda yapılan usulsüzlükler (zimmet, görevi kötüye kullanma) cezai takibat konusu olabilir.

• Güven Kaybı: En önemli sonuç, diğer kat maliklerinin güvenini kalıcı olarak kaybetmektir.

 Sonuç: Yetki, Güven ve Sorumluluk Dengesidir

Apartman yöneticisinin yetkisi, kendisine verilen bir güvenin ve emanetin karşılığıdır. Bu yetki, binanın sorunsuz işlemesi için bir araçtır, amaç değildir. En başarılı yönetici, yetkilerinin sınırlarını en iyi bilen, rutin işlerde hızlı ve kararlı davranan, önemli konularda ise genel kurula danışmaktan asla çekinmeyen yöneticidir.

Unutmayın, bir apartmanı yönetmek demek, insanları ve mülklerini yönetmek demektir. Hukuka, şeffaflığa ve iletişime dayalı bir yönetim anlayışı, hem yöneticiyi korur hem de apartman yaşamını huzurlu kılar.

"İyi bir yönetici, elindeki yetkiyi binayı yönetmek için kullanır; kat maliklerini yönetmek için değil."