Site Olağan Genel Kurul Toplantısı: Stratejik Yönetimin ve Demokrasinin Yıllık Zirvesi

Site ve apartman yaşamının en önemli yönetim organı olan Genel Kurul, düzenli olarak yapılan olağan toplantılarla işlerlik kazanır. Bu makale, yalnızca yasal zorunluluk olmanın ötesinde, sitenizin geleceğini şekillendiren bu toplantıları anlama, hazırlanma ve en verimli şekilde yönetme rehberiniz olacaktır.

1. Olağan Genel Kurulun Hukuki Çerçevesi ve Toplantı Zamanlamasının Stratejik Önemi

Kat Mülkiyeti Kanunu, site yaşamının temelini oluştururken, esneklik için yönetim planına önemli bir rol biçer.

• Yönetim Planı Esas Alınır: Kanun, olağan genel kurul toplantılarının yılda en az bir defa yapılmasını emreder. Ancak, somut tarih için öncelikle siteye özel Yönetim Planı'na başvurulur. Plan, toplantıların hangi aylarda yapılacağını belirtebilir.

• Yedek Hüküm (Gap Filler): Yönetim planında tarih belirtilmezse, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun öngördüğü yedek hüküm devreye girer ve toplantılar genellikle yılda iki kez olmak üzere Ocak ve Ekim aylarında yapılır.

• Ocak Ayının Stratejik Mantığı: Ocak ayının seçilmesi rastgele değildir. Bu zamanlama, yılın başında;

  • Yıllık bütçenin ve aidat oranlarının belirlenmesine,

  • Asgari ücret ve TÜFE gibi ekonomik göstergelerdeki yıllık artışların ardından, site giderlerinin gerçekçi bir şekilde planlanmasına olanak tanır. Bu, mali yönetim açısından kritik bir stratejidir.

2. Olağanüstü Toplantıdan Temel Fark: Çağrı Usulü ve Gündem Esnekliği

Olağan genel kurulun en dikkat çekici özelliklerinden biri, çağrı usulündeki farklılıktır.

• 15 Gün Kuralı Geçerli Değildir: Kat maliklerinin salt çoğunluğunun talebiyle yapılan olağanüstü genel kurul toplantılarının aksine, yıllık olağan genel kurul toplantıları için 15 gün önceden çağrı yapma zorunluluğu yoktur.

• Uygulamada İyi Niyet Çağrısı: Yasal zorunluluk olmamasına rağmen, yönetim kurulunun toplantıyı bir hafta/on gün önceden yazılı olarak (kapı girişine asmak vb.) duyurması, katılımı artırmak ve şeffaflık sağlamak adına en iyi uygulama olarak kabul edilir.

3. Kritik Gündem Maddeleri: Toplantının Kalbini Oluşturan Konular

Olağan genel kurul, sitenizin "yıllık strateji toplantısıdır". Gündem aşağıdaki hayati maddeleri mutlaka içermelidir:

1. Açılış, Yoklama ve Gündem Maddelerinin Okunması

2. Bir Önceki Dönem Faaliyet Raporunun Okunması ve Görüşülmesi: Yönetim kurulu, bir önceki yıl neler yapıldığını (tadilatlar, bakımlar, sosyal aktiviteler) anlatır.

3. Bir Önceki Dönem Gelir-Gider Tablosunun (Bütçe Gerçekleşmesi) Açıklanması ve Hesabının Aklanması: Aidatlar nasıl harcandı? Bütçeye uyuldu mu? Bu madde, mali şeffaflığın temelidir.

4. Yeni Dönem Bütçe Tasarısının ve Aidat Miktarlarının Görüşülerek Kabulü: Bir sonraki yıl için tahmini giderler (personel, sigorta, bakım, fon) masaya yatırılır ve aidatlar buna göre belirlenir.

5. Yönetim Kurulu Üyeliklerinin Boşaltılması ve Yeni Yönetim Kurulu Seçimi: Mevcut yönetim kurulu görevi bırakır ve yeni dönem için seçim yapılır.

6. Dilek ve Temenniler: Kat maliklerinin site yönetimi hakkındaki genel görüş ve önerilerini iletebileceği açık oturum.

Örnek Gündem Taslağı:

XYZ SITESI 2024 YILI II. OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTI GÜNDEMİ

1. Açılış ve Yoklama

2. 2023 Yılı Faaliyet Raporu'nun Görüşülmesi

3. 2023 Yılı Gelir-Gider Tablosu'nun Görüşülmesi ve Hesabın Aklanması

4. 2025 Yılı Bütçe Tasarısı ve Aidat Miktarlarının Görüşülerek Kabulü

5. Yönetim Kurulu Üyeliklerinin Boşaltılması

6. 2025-2026 Dönemi İçin Yeni Yönetim Kurulu Seçimi

7. Dilek ve Temenniler

8. Kapanış

4. Yönetim Kurulu Seçiminin Anatomisi: Sayı ve Hissedeki Çoğunluk Dengesi

Toplantının en demokratik anı, yeni yönetim kurulunun belirlenmesidir.

• İki Tür Çoğunluk Kuralı: Yönetim kurulu seçiminde aynı anda iki şartın sağlanması gerekir:

  1. Kat Malikleri Sayısı Çoğunluğu: Toplantıda hazır bulunan (veya temsil edilen) kat maliklerinin sayıca yarısından bir fazlası.

  2. Mülkiyet Hissesi Çoğunluğu: Toplantıda hazır bulunan (veya temsil edilen) kat maliklerinin sahip olduğu toplam hissenin yarısından bir fazlası.

• Pratik Örnek: Diyelim ki 20 daireli bir sitede toplantıya 12 daire sahibi katıldı. Bu, sayı çoğunluğunu sağlar (12 > 10.5). Ancak, bu 12 dairenin toplam hissesi tüm sitenin hisselerinin %60'ını oluşturuyorsa, hisse çoğunluğu da sağlanmış olur. Bir adayın seçilebilmesi için, bu iki çoğunluğa da sahip olan katılımcıların oylarının yeterli olması gerekir.

Sonuç:

Site olağan genel kurul toplantısı, katılım ve aktif söz hakkı ile güçlenen bir yönetişim fırsatıdır. Yılda bir veya iki kez yapılan bu buluşma, sitenizin finansal sağlığını, fiziksel durumunu ve sosyal uyumunu gözden geçirmek için en doğru zemindir. Toplantıya gelmeden önce gündem maddelerini incelemek, sorularınızı not etmek ve oy kullanacağınız kişileri düşünmek, sürece yapacağınız en değerli katkı olacaktır. Unutmayın, sizin katılımınız, sitenizin daha iyi yönetilmesinin en temel garantisidir.