Apartman Toplantı Tutanağı Örneği 2026

Toplantı Tutanağı Nedir? Neden Önemlidir?

Toplantı tutanağı, Kat Malikleri Kurulu (KMK) toplantısında alınan tüm kararların, yapılan görüşmelerin ve oylamaların yazılı olarak kaydedildiği resmî belgedir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesi uyarınca, apartman ve site yönetimlerinde her genel kurul toplantısı için tutanak tutulması yasal zorunluluktur.

Toplantı tutanağı, ileride çıkabilecek uyuşmazlıklarda en önemli delil niteliğindedir. Kat malikleri arasında yaşanabilecek "bu karar alınmadı", "benim oyum sayılmadı" gibi itirazların önüne geçmek için tutanağın eksiksiz ve doğru şekilde hazırlanması gerekir. Ayrıca yeni yönetici seçimi, aidat artışı, büyük onarım kararları gibi kritik konularda tutanak hukuki geçerlilik taşır.

Apartman Toplantı Tutanağında Bulunması Gereken Zorunlu Unsurlar

Hukuken geçerli bir apartman toplantı tutanağında aşağıdaki 8 zorunlu unsur mutlaka yer almalıdır:

• Toplantı tarihi ve saati: Gün, ay, yıl ve başlangıç-bitiş saati eksiksiz yazılmalıdır.
• Toplantı yeri: Apartman adresi veya toplantının yapıldığı mekân açıkça belirtilmelidir.
• Toplantı çağrısının şekli: Birinci mi yoksa ikinci toplantı mı olduğu, çağrının nasıl yapıldığı (taahhütlü mektup, elden imza, e-posta vb.) yazılmalıdır.
• Katılımcı listesi: Toplantıya katılan kat maliklerinin isimleri, bağımsız bölüm numaraları ve arsa payı oranları.
• Gündem maddeleri: Toplantıda görüşülecek konular sırasıyla listelenmelidir.
• Görüşme özeti ve alınan kararlar: Her gündem maddesi için yapılan görüşmelerin kısa özeti ve oylama sonucu.
• Oylama sonuçları: Kabul, ret ve çekimser oy sayıları rakamla ve yazıyla belirtilmelidir.
• İmzalar: Tutanak; toplantı başkanı, katip ve toplantıya katılan tüm kat malikleri tarafından imzalanmalıdır. Karşı oy kullananlar "muhalefet şerhi" düşebilir.

2026 Genel Kurul Toplantı Tutanağı Örneği (Doldurulabilir Şablon)

Aşağıda, KMK'ya tam uyumlu, doldurulabilir alanları olan apartman toplantı tutanağı örneği yer almaktadır. Sarı renkle belirtilen alanlara kendi apartman bilgilerinizi girerek kullanabilirsiniz.

İmza Bölümü

KMK'ya Göre Toplantı Tutanağı Kuralları

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, apartman toplantı tutanakları için aşağıdaki temel kuralları belirlemiştir:

Toplantı Tutanağı Nasıl Yazılır? Adım Adım Rehber

Apartman toplantı tutanağının doğru ve hukuken geçerli şekilde hazırlanması için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

1. Hazırlık Aşaması: Toplantıdan önce gündemi belirleyin. Karar defterini, kalem ve katılımcı listesini hazır bulundurun. Eski tutanakları referans amaçlı yanınızda bulundurun.
2. Yoklama ve Açılış: Toplantı başkanı ve katip seçildikten sonra katılımcı listesini eksiksiz doldurun. Katılanların isim, bağımsız bölüm no ve arsa paylarını tek tek kaydedin.
3. Çoğunluk Kontrolü: Toplam arsa payı ve kat maliki sayısına göre toplantı yeter sayısının sağlanıp sağlanmadığını tutanağa yazın. Yeter sayı sağlanmışsa "toplantı yeter sayısı mevcuttur" ibaresi ekleyin.
4. Gündem Maddeleri Görüşmesi: Her maddeyi sırasıyla görüşün. Görüşme özetini kısa ama anlaşılır şekilde yazın. Kimin ne söylediğinden ziyade alınan kararı net ifade edin.
5. Oylama ve Sonuç: Her karar için oylamayı ayrı ayrı yapın. Kabul, ret ve çekimser oyları hem sayı hem arsa payı olarak kaydedin. Oylamanın açık yapılması esastır; gizli oylama ancak genel kurul kararıyla mümkündür.
6. Muhalefet Şerhi: Karara katılmayan kat malikleri varsa, muhalefet şerhlerini ve gerekçelerini tutanağa yazın. Bu, ileride açılacak iptal davalarında önemlidir.
7. İmza ve Kapanış: Tutanak tamamlandığında önce başkan ve katip, ardından tüm katılımcılar imzalar. Toplantı bitiş saati yazılır ve oturum kapatılır.
8. Tebligat: Toplantıya katılmayan kat maliklerine alınan kararlar en geç 7 gün içinde tebliğ edilir. Tebligat yapıldığına dair kayıt tutulması, itiraz süresinin başlatılması açısından zorunludur.

Toplantı Tutanağı İptal Davası ve Hukuki Sonuçları

Hukuka aykırı şekilde hazırlanan veya eksik unsurlar içeren toplantı tutanakları, kat malikleri tarafından iptal davasına konu edilebilir. İptal sebepleri şunlardır:

• Çağrı usulüne uyulmaması: Toplantı çağrısının en az 15 gün önceden ve tüm kat maliklerine usulüne uygun tebliğ edilmemesi.
• Yeter sayı sağlanmadan karar alınması: Özellikle 4/5 çoğunluk gerektiren konularda (tadilat, ortak alan değişikliği) yetersiz oyla karar alınması.
• Tutanağın usulsüz düzenlenmesi: İmzaların eksik olması, karar defterine işlenmemesi veya sonradan doldurulması.
• Kanuna aykırı kararlar: KMK'nın emredici hükümlerine aykırı karar alınması (örneğin; ortak alanların bir kısmının tek bir kat malikine tahsisi).

İptal davası, kat malikinin kararı öğrendiği tarihten itibaren 1 ay ve her halükarda karar tarihinden itibaren 6 ay içinde sulh hukuk mahkemesinde açılmalıdır (KMK m.33). Bu süreler hak düşürücü süredir; geçirilmesi halinde dava hakkı kaybedilir.

Dijital Toplantı Tutanağı ve E-Devlet Entegrasyonu

2026 itibarıyla apartman ve site yönetimleri için dijital dönüşüm hız kazanmıştır. Artık toplantı tutanakları:

• Elektronik ortamda hazırlanabilir, PDF olarak saklanabilir.
• E-imza / mobil imza ile kat malikleri tarafından dijital ortamda imzalanabilir (5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında).
• Çevrimiçi toplantılar (Zoom, Google Meet, Teams üzerinden) yapılabilir ve ekran kaydı tutanak eki olarak saklanabilir. Ancak çevrimiçi toplantıda alınan kararların geçerli olması için tüm kat maliklerinin bu yöntemi önceden kabul etmesi gerekir.
• Bulut depolama ile tutanaklar güvenli şekilde arşivlenebilir, tüm kat maliklerinin erişimine açılabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

S: Apartman toplantı tutanağını kim yazar?

Toplantı tutanağı, genel kurulda seçilen katip üye tarafından yazılır. Katip, toplantı başkanının gözetiminde tutanağı hazırlar. Profesyonel apartman yöneticisi varsa, katip görevini genellikle yönetici üstlenir. Tutanak toplantı bitiminde tüm katılımcılara okunur ve imzaya açılır.

S: Toplantı tutanağı noterde onaylatılmalı mı?

KMK'da noter onayı zorunlu tutulmamıştır. Ancak karar defterinin noter onaylı olması ve tutanakların bu deftere işlenmesi, hukuki uyuşmazlıklarda ispat kolaylığı sağlar. Özellikle yönetici değişikliği, büyük onarım kararları gibi kritik konularda noter onaylı defter kullanılması şiddetle tavsiye edilir.

S: Toplantıya katılmayan kat malikine tutanak nasıl tebliğ edilir?

Toplantıya katılmayan kat maliklerine kararlar noter kanalıyla ihtarname veya taahhütlü mektupla tebliğ edilir. Apartman girişine asılan karar özeti tek başına tebligat yerine geçmez. Tebligat yapılmazsa itiraz süresi (1 ay) başlamaz ve kat maliki süresiz olarak iptal davası açabilir.

S: Toplantı tutanağında oy çokluğu nasıl hesaplanır?

KMK'ya göre çifte çoğunluk aranır: hem kat maliki sayısı hem de arsa payı olarak çoğunluk. Örneğin; 10 kat malikinden 6'sı kabul oyu verse ancak arsa payı çoğunluğu sağlanamıyorsa (örneğin 6 kişinin arsa payı toplamı 450/1000 ise ve çoğunluk 501 gerekiyorsa), karar alınamaz. Büyük dairesi olan kat maliklerinin oyu daha ağırlıklıdır.

S: Eski yönetici toplantı tutanağını ve karar defterini teslim etmezse ne olur?

Eski yönetici, görevi sona erdikten sonra 7 gün içinde tüm evrak, defter ve belgeleri yeni yöneticiye teslim etmekle yükümlüdür (KMK m.38). Teslim etmemesi durumunda yeni yönetici, sulh hukuk mahkemesinden istirdat davası açarak karar defterinin zorla teslimini talep edebilir. Ayrıca eski yönetici hakkında suç duyurusunda bulunulabilir.

S: Toplantı tutanağı kaç nüsha tutulmalıdır?

Toplantı tutanağı en az 2 nüsha olarak düzenlenmelidir: aslı karar defterinde kalır, bir fotokopisi apartman giriş panosuna asılır (en az 15 gün). Ayrıca tüm kat maliklerine birer kopya verilmesi veya dijital ortamda paylaşılması iyi yönetim uygulamasıdır.