Yönetim Kurulu Karar Defterine Yazılması Gerekenler

Resmi Geçerlilik için Eksiksiz Tutanak Örnekleri

Yönetim kurulu karar defteri, apartman veya site yönetiminin yasal dayanağını oluşturan en önemli belgedir. İşte hukuka uygun şekilde karar defterine yazılması gerekenler:

1. Zorunlu Yazılacak Bilgiler

✔ Toplantı bilgileri:

• Toplantı tarihi ve saati

• Toplantı yeri (apartman adresi ve varsa toplantı salonu)

• Toplantı başlama ve bitiş saati

✔ Katılımcılar:

• Toplantıya katılan yönetim kurulu üyelerinin
  • Adı soyadı
  • Başkan/üye/yedek üye pozisyonu
  • İmza sütunu

• Katılan diğer malikler (varsa)

✔ Gündem maddeleri:

• Her madde numaralandırılarak yazılmalı

• Örnek: "1. Dönem aidat tutarının belirlenmesi"

2. Karar Kayıt Formatı Örneği

"Yönetim Kurulu kararıyla;
[Kararın açık ifadesi] konusunda;
• [Seçenek 1] lehinde X oy
• [Seçenek 2] lehinde Y oy
• Çekimser Z oy
şeklinde oylama yapılmış ve [Kararın sonucu] şeklinde karar alınmıştır."

Kararda olumlu ve olumsuz oy kullanımının yazılmasının nedeni karar iptal davası açıldığında husumetin bu kişilere yönlendirilmesi sağlanmaktadır.

3. Mutlaka Belirtilmesi Gereken Karar Türleri

1. Aidat artışı kararları

   • Eski ve yeni tutar

   • Geçerlik tarihi

   • Oylama sonucu

2. Harcama onayları

   • Tamir/tadilat işleri

   • Hizmet alımları

   • Tutar ve firma bilgisi

3. Personel atamaları

   • Görevli personelin
     • Adı
     • Görevi
     • Ücreti
     • Çalışma süresi

4. Disiplin kararları

   • Kural ihlali yapan malik/kiracı bilgisi

   • Uygulanan yaptırım

   • İtiraz hakkı bilgisi

4. Örnek Karar Tutanağı

Tarih: 15/07/2024
Toplantı No: 2024/3
Katılımcılar:

1. Ahmet Yılmaz (Başkan) ✓

2. Ayşe Kaya (Üye) ✓

3. Mehmet Demir (Üye) ✓

Gündem:

1. Asansör bakım firması seçimi

2. Bahçe düzenleme ihalesi

Karar 1:
................ Asansör firmasıyla yıllık bakım anlaşması yapılması oya sunuldu.
• Kabul: 3 oy
• Ret: 0 oy
• Çekimser: 0 oy
SONUÇ: Oybirliğiyle- oy çokluğu ile kabul edilmiştir.

5. Dikkat Edilecek Hukuki Detaylar

• Sayfa numaraları eksiksiz yazılmalı (noter karar defteri onaylandığında zaten karar numaraları mevcuttur buna sadık kalın)

• Karşı sayfa boş bırakılmamalı (çizgi çekilip "BOŞTUR" yazılmalı)

• Silinti/kazıntı olmamalı (hata yapılırsa üzeri çizilip "İPTAL" yazılmalı)

• Tüm imzalar ıslak imza olmalı (tükenmez kalemle)

6. Saklama ve Denetim

✔ Defterin noter tasdikli olması
✔ 5 yıl süreyle saklanması zorunluluğu
✔ Her malikin inceleme hakkı olduğunun bilinmesi

ÖNEMLİ UYARI: Karar defterine yazılmayan işlemler hukuken geçersiz sayılır. Mali denetimlerde bu defter resmi belge niteliği taşır.

Ekstra Tavsiyeler:

• Her karardan sonra "okundu, onaylandı" ibaresi eklenmeli

• Önemli kararlar için fotoğraf/fotokopi arşivi yapılmalı

• Dijital kopyası dahi ayrıca bulundurulmalı (ancak asıl defter geçerli)