Yeni Apartman Yöneticisi: İlk Gün Ne Yapmalı?
Apartman yöneticisi seçildiniz. Elinize bir karar defteri tutuşturdular. "Şimdi ne yapacağım?" diye düşünüyorsanız yalnız değilsiniz. Her yıl binlerce kişi aynı durumda. Bu rehber size adım adım yol gösterecek.
Yöneticiliğin İlk 7 Günü
| Gün | Yapılacak İşlem | Öncelik |
|---|---|---|
| 1. Gün | Eski yöneticiden devir teslim alın. Karar defteri, işletme defteri, banka hesap cüzdanı, aidat listesi. | 🔴 Acil |
| 2. Gün | Apartman adına banka hesabı açın (yoksa). Tüm aidatlar bu hesaba yatsın. | 🔴 Acil |
| 3. Gün | Kat malikleri WhatsApp grubu kurun veya mevcut gruba eklenin. | 🟡 Önemli |
| 4. Gün | Aidat ödeme planını belirleyin. Her ayın kaçında ödenecek, gecikme faizi ne kadar? | 🟡 Önemli |
| 5. Gün | Apartmanın mevcut sözleşmelerini kontrol edin (asansör bakım, temizlik, kapıcı). | 🟡 Önemli |
| 6. Gün | Karar defterini notere tasdik ettirin. Eski defter doluysa yenisini açın. | 🔴 Acil |
| 7. Gün | İlk haftalık durum raporunu kat malikleriyle paylaşın. | 🟢 Rutin |
Devir Teslimde Hangi Belgeler Alınır?
Eski yöneticiden şu belgeleri mutlaka isteyin:
- Karar defteri (noter tasdikli, tüm sayfalar dolu olmalı)
- İşletme defteri (gelir gider kayıtları)
- Banka hesap cüzdanı ve son 3 ay ekstresi
- Devir teslim tutanağı (her iki taraf imzalamalı)
- Aidat borç listesi (kim ne kadar borçlu)
- Apartman sözleşmeleri (asansör, temizlik, kapıcı, sigorta)
- Apartman ruhsatı ve yönetim planı
Yönetime Başlarken İlk Adımlar
Yönetici seçildiğiniz genel kurul kararı elinizde olmalı; bu karar sizin yetki belgenizdir. Göreve başlarken şu sırayı izleyin:
- Genel kurul kararını karar defterinden bir suret alın, yönetici seçildiğinizi gösteren maddeyi işaretleyin
- KMK md. 34 uyarınca adınız, soyadınız, iş ve ev adresiniz apartman kapısı yanına asılır; bunu ilk gün yapın
- Eski yöneticiyle devir tarihi belirleyin, devri tanıklarla birlikte yapın
- Apartman adına banka hesabını kendi adınıza değil yönetim adına açtırın, yetkili siz olun
- Yönetim planını bulun ve okuyun; plan yoksa KMK'nın yöneticiye yüklediği görevler geçerlidir
Mersin'de yeni yöneticilerin en sık yaptığı hata, eski yöneticinin borçlarını üstlenmeden devri kabul etmektir. Devir tutanağına "eski dönem borçları eski yöneticiye aittir" notunu yazdırmadan imza atmayın.
İlk genel kurulunuzda gündeme alınacak maddeler şunlar olmalı: işletme projesinin onayı, aidat tutarının belirlenmesi, yedek yönetici seçimi ve denetçinin görevlendirilmesi. Yönetici seçimi KMK md. 34 uyarınca kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluğuyla yapılır; her yıl kanuni yıllık toplantıda yenilenir.
Yönetim Planını İnceleyin
Yönetim planı apartmanın anayasasıdır. KMK md. 28 uyarınca yönetim tarzını, kullanma biçimini, yönetici ve denetçi ücretini, yönetime ait diğer hususları düzenler ve bütün kat maliklerini bağlar. Görevi devraldığınız ilk hafta bu planı satır satır okuyun.
Plana bakarken şunlara dikkat edin:
- Yöneticinin görev ve yetki sınırları: hangi harcamayı genel kurul onayı olmadan yapabilirsiniz?
- Aidatın hesaplanma biçimi: eşit mi, arsa payı oranında mı, daire büyüklüğüne göre mi?
- Denetçi seçimi ve denetim dönemi
- Ortak yerlerin kullanım yasakları (KMK md. 24'e aykırı olmamalı)
- Yönetici ücreti ve giderlere katılım
Plan yoksa ya da eksikse, ilk genel kurulda tamamlatmak için gündeme madde koyun. Plana aykırı karar alan yönetici sorumluluk altına girer; her işleminizi planla uyumlu tutun.
Devir Alma Süreci
Devir teslim bir günde biten iş değildir. Belgeleri aldıktan sonra işin asıl kısmı başlar: hesapların ve fiili durumun doğrulanması.
- Banka hesap bakiyesi ile işletme defteri tutarı birebir uyuşuyor mu?
- Aidat borç listesi güncel mi, tahsil edilmemiş aidatlar tek tek sayılıyor mu?
- Açık faturalar ve ödenmemiş sözleşme borçları var mı?
- Asansör, temizlik, kapıcı sözleşmelerinin süresi ve kalan yükümlülükleri ne?
- Demirbaşlar (yangın tüpü, hidrofor, jeneratör) çalışır durumda mı?
Eksik veya uyumsuzluk varsa tutanağa yazın, "teslim alınmadı" notu düşün. KMK md. 38 uyarınca eski yönetici devir zorunluluğunu yerine getirmekle yükümlüdür; belgeleri vermezse sulh hukuk mahkemesine başvurabilirsiniz. Mezitli ve Yenişehir'de yönetim şirketinden devralınan sitelerde devir dosyası genelde eksiksizdir; aile yönetiminden devralınanlarda dekont ve sözleşme eksikleri sık görülür.
Yönetim Ekibini Kurma
Tek başınıza her işi yürütemezsiniz. Küçük bir apartmanda bile görevleri paylaştıracak bir düzen kurun:
| Görev | Kim Yürütür | Sorumluluk |
|---|---|---|
| Aidat takibi ve tahsilat | Yönetici | Ödemeleri kontrol, borç listesi, ihtar ve icra başlatma |
| Defter ve evrak | Yönetici (veya yedek) | Karar ve işletme defteri, dekont dosyası |
| Teknik işler | Apartman görevlisi / kat maliki | Asansör, hidrofor, bahçe, küçük onarımlar |
| Denetim | Denetçi / Denetim Kurulu | Üç ayda bir hesap kontrolü, ibra raporu (KMK md. 41) |
| Sosyal iletişim | Kat maliki gönüllüsü | Duyuru panosu, WhatsApp grubu yönetimi |
Denetçiyi yöneticiye yakın birinden değil, hesaplardan anlayan tarafsız bir kat malikinden seçin. KMK md. 41 uyarınca yönetim planında süre yoksa hesap denetimi her üç ayda bir yapılır; bu düzeni ilk günden kurun, sonra oturtmak zordur.
Sıkça Sorulan Sorular
Eski yönetici belgeleri vermezse ne yapmalıyım?
Sulh Hukuk Mahkemesi'ne başvurarak belgelerin teslimi için dava açabilirsiniz. KMK Madde 38, eski yöneticinin devir zorunluluğunu düzenler.
Apartmanın hiç karar defteri yoksa ne olacak?
Noterden sıfır bir karar defteri alıp açabilirsiniz. İlk sayfaya mevcut durumu yazın. Geçmişe dönük kayıt tutamazsınız ama ileriye dönük düzenli tutmaya başlarsınız.
Yönetici atanması zorunlu mu?
Anagayrimenkulün 8 veya daha fazla bağımsız bölümü varsa yönetici atanması mecburidir (KMK md. 34). Kat malikleri yönetici atayamazsa sulh mahkemesi bir yönetici atar.
Devir teslim tutanağı olmadan göreve başlarsam ne olur?
Eski dönemdeki açık ve borçların sorumlusu belirsizleşir. Tutanaksız devirde önceki yöneticinin işlemlerini üstlenmiş sayılabilirsiniz. Bu yüzden tutanağı imzalamadan hiçbir belge ve hesabı teslim almayın.